Powietrzny stół, czyli o elektronicznej książce pracy
Autor: Dominika Pawlus
Ostatnio zapytałam kilku druhów, czy prowadzą książkę pracy, na co odpowiedzieli zaskoczeni: ,,ale taką wyjazdową?”. Gdy to samo pytanie skierowałam do druhen, zaczęły się zastanawiać, czy to coś innego niż plan pracy – oczywiście oprócz tych, które akurat szły na Komisję Instruktorską.
Książka pracy śródrocznej to dość obszerny dokument[1], który – według regulaminu drużyny harcerek – mamy obowiązek systematycznie wypełniać (u harcerzy formalnie nie ma takiego obowiązku, ale to dobra praktyka). Jak jednak wiadomo, porządne podsumowanie każdej akcji zajmuje prawie tyle czasu, co jej zaplanowanie (lub nawet więcej, jeśli jesteś typem improwizatora i czekasz na spontaniczny przebłysk geniuszu). Warto zastanowić się, w jaki sposób to robić, żeby się nie narobić. Jak prowadzić książkę pracy, aby było to efektywne i z poszanowaniem czasu, który można wykorzystać na dodatkową godzinę snu?
Elektroniczne witaminki
W naszej drużynie do prowadzenia książki pracy wykorzystujemy aplikację AirTable, którą pokazała nam była drużynowa[2]. Jest to tak zwany „Excel na sterydach”, bo łączy w sobie możliwości Excela i rozbudowanej bazy danych. Co to oznacza? W skrócie – nie trzeba wpisywać tych samych informacji w wielu miejscach. Można stworzyć listę harcerek w drużynie i później przy opisywaniu zbiórki po prostu wybrać z listy te, które były obecne. Co więcej, można stworzyć „profil” harcerki, w którym zaznaczamy, jaki realizuje stopień, jaką ma funkcję, jakie kursy ukończyła lub czy prowadziła jakieś zbiórki. Można też wpisać dane rodziców danej druhny i dzięki temu w razie potrzeby kadra jest w stanie szybko sprawdzić numer do każdego rodzica.

Dodatkowo podczas pisania planu pracy na następny rok możemy zerknąć na to, co wyszło, a co nie, dzięki czemu zyskujemy szerszą perspektywę.
Kiedy należy uzupełniać podsumowanie zbiórek? Tak naprawdę – kiedy tylko chcesz. Sugerowałabym, żeby jednak robić to od razu po zbiórce. Aplikację można pobrać na telefon i uzupełniać odpowiednie komórki nawet podczas powrotu autobusem.

Wielkie Siostry Patrzą
AirTable to wygodne narzędzie dla całego ZZ-etu. Zastępowa nie musi pamiętać o wszystkich opóźnieniach i problemach wydarzających się podczas zbiórek, bo wystarczy, że wróci do swojego podsumowania i uwzględni spisane wnioski w planowaniu kolejnych akcji. Równocześnie kadra może zajrzeć do opisów i zweryfikować, co się u każdego dzieje. Harcerki “widmo” zostają szybciej wykrywane, tak samo jak spóźniające się druhny.
W przypadku korzystania z AirTable stajemy przed wyborem, czy aplikację wykorzystać również podczas planowania zbiórek zastępów, czy nadal tworzyć oddzielny plan pracy. Pisanie obu rzeczy jest bardzo czasochłonne i przynosi więcej frustracji niż satysfakcji. Uważam, że jeśli takie narzędzie się przyjmie, warto rozważyć rezygnację z planu pracy zastępu. Bazę danych w aplikacji da się tak dostosować, aby zawierała wszystko, czego potrzebujemy.
Jest deska, jest sęk
Jeśli ktoś z Was jest ciekawy AirTable, po otwarciu czekają go trzy „niespodzianki”:
- Aplikacja jest po angielsku. Wszyscy wiemy, że Polacy nie gęsi, ale niestety twórcy AirTable chyba nie opanowali naszego pięknego języka.
- Trzeba się zarejestrować. Co prawda wielkimi literami wypisane jest sign up for free, ale czy chcemy znowu podawać naszego maila i narażać się na potencjalny spam w skrzynce mailowej?
- Na początku nie ma nic. Logujemy się i widzimy pustą przestrzeń, tabelkę, która nieuchronnie kojarzy się z walką o dobrą ocenę z Excela na lekcjach informatyki.

Jak to się stało, że udało nam się pokonać te przeszkody? Nieoceniona okazała się pomoc naszej byłej drużynowej Kasi, która pokazała nam tę aplikację. Stworzyła szablon, który co roku kopiuję i po usunięciu starych danych wykorzystuję w kolejnym roku harcerskim. Dla osób niezaawansowanych technicznie (na przykład dla mnie) to bardzo wygodna opcja. Warto więc dzielić się między drużynami swoimi wzorami na bazę danych. Jest też drugie rozwiązanie – należy poszukać w drużynie kogoś, kto ma smykałkę do informatyki i chciałby rozwinąć swoją pasję dzięki stworzeniu nowego arkusza od zera. Podobno wystarczy poczytać trochę o tym, jak taka aplikacja działa i popróbować w praktyce różnych opcji. Internet jest pełen poradników i filmików, które zawierają odpowiedzi na różne nurtujące nas pytania.
Plusy dodatnie i plusy ujemne
AirTable jest uniwersalnym narzędziem, więc ma dużo opcji, które mogą okazać się zbędne przy planowaniu pracy harcerskiej. Jest w nim dużo pól, które można modyfikować i uzupełniać, przez co bardzo łatwo się pogubić i coś poprzestawiać. Kolejny napis „#ERROR” przy imieniu twojej druhny nie jest szczególnie motywujący…

Jeśli chcemy prowadzić punktację za pomocą aplikacji, musimy być gotowi, że to wymaga systematycznego wpisywania wielu danych: punktualności na zbiórkach, poprawnego umundurowania, zamykanych sprawności, bieżącego stanu składek, informacji o tym, kto wygrał grę itd.

Innym problemem jest to, że nie da się ograniczyć podglądu danych osobom zaproszonym do tworzenia książki pracy. Jeśli zdecydujecie się zawrzeć tam informacje z kart harcerek, to wszystkie zastępowe będą miały do nich wgląd, dlatego lepiej nie zamieszczać tam danych wrażliwych.
Idealnym rozwiązaniem byłoby stworzenie w ramach ZHR aplikacji przeznaczonej konkretnie do planowania i podsumowywania pracy drużyn. Pozwoliłoby to na pełniejsze skorzystanie z możliwości, jakie daje nam postępująca cyfryzacja.
To nie lokowanie produktu
Chociaż za zaproszenie każdej osoby dostaje się “$10 in AirTable credit”, to moim celem nie jest promocja tego narzędzia. Ma ono swoje wady i zalety, choćby to, że praktycznie co roku trzeba od nowa wprowadzać wszystkich członków ZZ-etu w zasady działania aplikacji – zmieniają się osoby na funkcjach albo najzwyczajniej w trakcie wakacji zapominają, jak to działało. Mimo to już od kilku lat korzystamy z AirTable[3], miałam okazję pracować z nim i jako zastępowa, i jako przyboczna. Aplikacja może autentycznie przyspieszyć organizację pracy – pozwala na szybką edycję i grupowanie danych, jest bardziej przejrzysta od arkusza google i potrafi zapamiętać wszystko, co już nie zmieści się w naszych głowach.
Przypisy:
[1] – https://harcerki.zhr.pl/wp-content/uploads/2014/11/Ksiazka_pracy_druzyny_harcerek-bez_ilustracji.pdf
[2] – Kasia pracuje jako UX badaczka i projektantka, bez jej wskazówek nie byłabym w stanie powiedzieć nawet słowa o czymś związanym z ,,bazą danych”

Przyboczna w 51 WDH-ek „Orawa” im. Zofii Krassowskiej „Zosi Dużej”. Członkini amatorskiej grupy teatralnej. Ceni sobie gorącą herbatę, zapach powietrza w deszczowe dni i jazdę na rowerze.