System podkwatermistrzów
Autor: Mikołaj Rzepiński
Około miesiąc temu w artykule pt. „Zgrupowanie samodzielnych jednostek…” został poruszony wątek systemu podkwatermistrzów. Określenie to z jednej strony brzmi nieco zabawnie, a z drugiej wywołuje zaciekawienie. Jako kwatermistrz zgrupowań opisanych we wspomnianym artykule, chciałbym przybliżyć w nieco większych szczegółach na czym konkretnie polega ten system i jakie mogą płynąć z niego korzyści.
Organizacja
Zacznijmy od strony organizacyjnej. Jej fundamentalnym zamysłem jest podział budżetu obozu, na jak najmniejszą część wspólną oraz na budżety jednostek wchodzących w skład zgrupowania.
Część wspólna może zawierać takie rzeczy jak koszt transportu uczestników, koszt ratowników wodnych czy koszt nabycia materiałów na infrastrukturę obozową. Czyli generalnie rzeczy, które będą wspólnie wykorzystywane przez wszystkich uczestników i cena ich nie zależy od potrzeb danej drużyny. Warto zaznaczyć, że im mniejsza część wspólna wydatków tym większe pole do manewru mają jednostki, lecz tym większe będą nakłady czasowe podkwatermistrzów i drużynowych na zaplanowanie i zrealizowanie wydatków drużyny.
Część jednostek natomiast tworzona jest proporcjonalnie do liczby uczestników danej drużyny oraz wysokości zbieranych składek programowych. Szczególnie ten drugi aspekt należy podkreślić. Dzięki podziałowi budżetu na jednostki, drużynowy z podkwatermistrzem mogą bez problemu zwiększać (żeby np. kupić namiot przed obozem) lub zmniejszać (bo np. mają własny, tańszy transport sprzętu) wysokość składki programowej. Nie ma też żadnych problemów przy zmniejszaniu składki pojedynczym uczestnikom, gdyż w tym systemie te decyzje spoczywają na podkwatermistrzach i drużynowych, którzy operują na własnym budżecie.
Przed obozem
Podczas przygotowania obozu kwatermistrz przygotowuje preliminarz wydatków wspólnych oraz proponowany preliminarz wydatków jednostek. Na jego podstawie (oczywiście z pomocą kwatermistrza i drużynowych) podkwatermistrzowie przygotowują preliminarze swoich jednostek oraz ustalają wysokość składki programowej na podstawie przewidywanych kosztów czy zniżek dla niektórych uczestników, które sami ustalą. Zaczynają się też przygotowania do obozu, takie jak znalezienie rodzica z transitem czy przyczepką, żeby taniej przewieźć sprzęt na obóz. Podkwatermistrz sprawdza także czy sprzęt nadaje się do używania na obozie i organizuje ewentualne akcje naprawcze.
Podczas obozu
Na obozie głównym zadaniem podkwatermistrza jest kontrola salda drużyny (wszystkie dokumenty potwierdzające wydatki drużyn powinny być na bieżąco opisywane oraz przekazywane do kwatermistrza obozu, gdyż to on jest odpowiedzialny za finanse zgrupowania) Dzięki temu jednostki wiedzą ile mogą przeznaczyć na wędrówki, dodatkowe materiały programowe czy dodatkowe podwieczorki.
Podczas obozów, na których byłem kwatermistrzem zgrupowania, ważną role odgrywał brak wspólnej kuchni – każda jednostka miała swoją. Pozwalało to na kontrolę wysokości stawki żywieniowej oraz dostosowanie jadłospisu pod specyfikę drużyny. W tym aspekcie mniejsze korzyści odnosiły drużyny męskie, gdyż ich stawki żywieniowe wychodziły nieco wyższe. Ostatnią rzeczą za którą odpowiedzialny jest podkwatermistrz jest stan sprzętu drużyny, jak i stan zapasów żywnościowych (żeby wiedzieć ile czego zamówić na kolejny dzień, tak by nic się nie marnowało).
Po obozie
Kilka razy prowadziłem wyjazdy bez systemu podkwatermistrzów i zawsze na etapie przekazywania salda stawałem przed pytaniem ile zwrócić której drużynie. Na to pytanie normalnie ciężko jest sumiennie odpowiedzieć, natomiast dzięki systemowi podkwatermistrzów ten problem po prostu nie istnieje. Każdy dostaje tyle, ile zostało mu w budżecie. Rola podkwatermistrzów po obozie sprowadza się do dostarczenia zaległych faktur (oczywiście opisanych) oraz przyjęcia salda poobozowego.
Merytoryka
„No dobra, wszystko fajnie wygląda, ale przez takie zabiegi będę miał więcej roboty. Czemu miałbym chcieć się w to bawić?”
– Praktycznie każdy drużynowy po doczytaniu do tego momentu, 2020
Odpowiedź jest zarówno prosta, jak i skomplikowana: trzeba zrobić rachunek zysków i strat. Jeśli chodzi o zyski finansowe to widać je na pierwszy rzut oka, natomiast warto zastanowić się jeszcze nad zyskami merytorycznymi.
Przeczytaj też: jaki budżet można nazwać „harcerskim”?
Drużynowy
Przede wszystkim drużynowi dostają na tacy kolejne narzędzie wychowawcze do pracy z kwatermistrzem drużyny, a w przypadku gdy to drużynowy jest odpowiedzialny za finanse jednostki, dostaje idealne warunki do znalezienia kogoś, kto mógłby te obowiązki przejąć.
Warto zauważyć także, że nie jest to „zwykłe” narzędzie, ponieważ jest używane w sferze dość rzadko wykorzystywanej do pracy wychowawczej. Już po jednym dobrze zorganizowanym wyjeździe z systemem podkwatermistrzów drużynowy będzie miał do dyspozycji osobę, której będzie mógł powierzyć kwestie finansowo-organizacyjne co prawdopodobnie zaowocuje podczas dalszego funkcjonowania drużyny. Minusem jest oczywiście większy nakład czasowy podczas przygotowywania obozu.
Podkwatermistrz
Dla osoby posiadającej wdzięczne miano podkwatermistrza taki obóz jest idealnym miejscem na naukę oraz przećwiczenie wiedzy i umiejętności kwatermistrzowskich w warunkach z jednej strony realnych, a z drugiej bezstresowych (ponieważ nad wszystkim czuwa kwatermistrz zgrupowania i tak naprawdę cała odpowiedzialność spoczywa na nim).
Dla osoby, której kontakt z kwatermistrzostwem sprowadza się do wzięcia udziału w Kursie Kwatermistrzowskim taki obóz jest idealnym miejscem, żeby procesy pokazane na kursie zobaczyć w praktyce i dzięki temu lepiej je zrozumieć, a następnie samemu stosować. Bycie podkwatermistrzem oznacza też łatwiejsze wejście w kompetencje kwatermistrza zgrupowania w przyszłości, gdyż jedyne co się tak naprawdę zmieni to skala budżetu i uzupełnianie książki finansowej w wersji elektronicznej. Oczywiście pośrednio dochodzą też takie aspekty jak rozwój umiejętności planowania, realizowania i rozliczania jakichkolwiek wydarzeń czy zakupów.
Kwatermistrz zgrupowania
„No dobra, wszystko fajnie, ale czemu miałbym wprowadzać ten system? Dobrze mi jest z tym co zawsze robiłem”
– Praktycznie każdy kwatermistrz po doczytaniu do tego momentu, 2020
W ramach odpowiedzi daruję sobie motywacyjne przemowy o wychodzeniu ze strefy komfortu i tak dalej, natomiast skupie się na czysto pragmatycznym punkcie widzenia.
Przede wszystkim prawdą jest to, ze wprowadzając system podkwatermistrzów najbardziej zmieniają się rola oraz obowiązki kwatermistrza. Dochodzi więcej pracy w aspekcie kontroli „podwykonawców”, oraz brak poczucia „panowania nad obozem” w tym sensie, że podejmowanie decyzji co i gdzie kupujemy przechodzi z kwatermistrza na podkwatermistrzów. Jednak dzięki posiadaniu pomocy podkwatermistrzów zmniejsza się ilość faktur do opisania (na jednym obozie opisałem tylko 15 na ponad 150 faktur), odpada ogarnięcie transportu sprzętu czy kucharki. Z jednej strony trzeba dokładniej przyłożyć się do zaplanowania budżetu, z drugiej strony do kontroli wydatków dostępnych jest kilku pomocników. Dochodzi też większa transparentność podczas zwracania salda.
Na koniec wyliczanki przytoczę dwa najbardziej wartościowe według mnie aspekty. Po pierwsze możliwość dzielenia się swoją wiedzą z innymi, a po drugie rozwój własny (poprzez chociażby ćwiczenie umiejętności miękkich czy zarzadzanie zespołem).
Podsumowanie
System kwatermistrzów jest narzędziem pozwalającym na pracę wychowawczą w miejscu, gdzie zazwyczaj jest jej mało (lub nawet nie ma jej wcale). Umożliwia zarówno na przećwiczenie wiedzy kwatermistrzowskiej zdobytej na kursach, jak i na udostępnienie harcerzom warunków do nauki rzeczy, które normalnie nie są dla nich łatwo dostępne.
Przeczytaj też: czy harcerze powinni brać dotacje?
Nie ma jednak rozwiązań idealnych, a system podkwatermistrzów prawdopodobnie nie jest rozwiązaniem korzystnym zawsze i w każdych warunkach. Jest on natomiast kolejną drogą. Kolejnym sposobem na funkcjonowanie zgrupowań. Kolejnym podejściem do wprowadzania nowych narzędzi metodycznych jak i organizacyjnych. Kolejnym przepisem na to, żeby następny obóz różnił się od poprzedniego. Kolejnym wyjściem ze strefy komfortu funkcjonujących od lat zabiegów. Kolejnym krokiem na szlaku szukania nowych pomysłów i rozwiązań.
Dajmy harcerzom możliwości rozwijania się także w sferze finansowo-organizacyjnej.
Moim (i Bartka Bajdy) pomysłem jest system podkwatermistrzów.
Wcielisz go w życie?
Może ulepszysz?
A może zainspiruje Cię on do stworzenia własnego narzędzia?
fot. w tle: Pixabay, via Pexels
Przez ponad 2 lata drużynowy 123 WDW-ów „Fajrant”. Organizator dużej liczby obozów, zimowisk i innych wydarzeń od strony kwatermistrzowskiej. Jeden z głównych prowadzących Harcerskiej Akcji Kodowania. Prywatnie studiuje Metody Sztucznej Inteligencji.
