Jak nie zbankrutować w oczekiwaniu na dotację i jak nie zwariować po wielkiej kumulacji?
Autor: Anna Kaleta
Rozpoczęła się wiosna, a wraz z nią gorączkowe przygotowania do nadchodzącego HALu. Myślę, że dla wielu z nas to okres dopinania preliminarzy i podejmowania corocznej próby odpowiedzenia sobie na takie i podobne pytania: co mogę zrobić, żeby obóz był tańszy? Czy będzie dotacja? Jak przewidzieć nieprzewidziane wydatki?
Oczywistym jest, że nikt nie chce obudzić się w połowie obozu bez budżetu na kolejne dni, bo przecież miała być dotacja. Dlatego zdarza się, że zakładamy dużo więcej pieniędzy niż rzeczywiście potrzebujemy. A potem w połowie obozu lub później przychodzi ona – dotacja – a wraz z nią kolejne pytania: na co wydać tyle pieniędzy? Czy robić zwroty (na całą, lub część kwoty)?
Natomiast pytanie, które zadajemy sobie zbyt rzadko, brzmi: co mogę zrobić dzisiaj, na etapie przygotowań do obozu, żeby w przyszłości uniknąć takich problemów?
Po pierwsze: preliminarz
Dokładne zaplanowanie kosztów i ustalenie, gdzie koszty mogą ulec zmianie, i o ile, jest absolutnie kluczowe. Warto nie robić tego w pojedynkę, tylko przynajmniej we dwójkę, a nawet skorzystać z konsultacji w większym gronie:
- Skorzystaj z doświadczenia innych – jeżeli robisz pierwszy raz obóz (albo kolejny, ale po przerwie), warto zasięgnąć języka. Może wtedy dowiesz się, że znacznie taniej jest zamówić gwoździe przez internet albo że zakup rury wodociągowej i instalacji hydraulicznej może wyjść nie drożej niż zakup pięciolitrowych baniaków w markecie (a rury zostaną z Tobą na lata). Można też skorzystać z doświadczenia Rolnika zawartego w tym artykule.
- Obozowicze sprzed roku – warto poszukać ekipy, która miała obóz na Waszym miejscu rok wcześniej – może są w stanie powiedzieć Wam, ile zapłacili za wywóz śmieci, polecić najtańsze toi toi’e czy busy, a może wiedzą, z kim łatwo się dogadać na przewóz drewna traktorem. Warto zwrócić też uwagę na takie tematy, jak sprawdzony medyk czy ratownik wodny. (Znalezienie kadry cywilnej wśród okolicznych mieszkańców może mieć wiele zalet np. ratownik, czy medyk może dojeżdżać na obóz w określonych godzinach, co potencjalnie może pozwolić na obniżenie kosztów).
- Poszukiwania i negocjacje – rozmawiając z kontrahentami, warto jasno mówić o potrzebach i budżecie. Śmiało można rozesłać tego samego maila do kilku firm z prośbą o wycenę danej usługi. Kiedy wiem, że mam ograniczony budżet, często zaczynam rozmowę od: „Potrzebuję tego, czy uda się to zrealizować w kwocie X?”. To, że jedna firma uzna coś za niemożliwe w danej kwocie to nie znaczy, że inna nie przyjmie zlecenia (uwaga: odmowy nie zawsze bywają przyjemne).
- Inni kwatermistrzowie oraz osoba zatwierdzająca – warto porównać swoje założenia z kwatermistrzami innych obozów w tym roku czy osobą, która zatwierdza wasz wyjazd. Np. stawka żywieniowa może być podobna na obozach o zbliżonej liczbie uczestników. Warto też porównać kilka sposobów organizacji kwaterki – wynajem mniejszego tira czy dojazd na kwaterkę z pomocą rodziców harcerzy. Czasami dopiero kiedy ktoś opowie o tym, co sprawdziło się u niego dostrzegamy jak moglibyśmy ulepszyć w podobny sposób nasz obóz.
- Potrzeby sprzętowe – pomyślcie, co jest Wam potrzebne. Najpilniejsze tematy koniecznie zaopiekujcie, np. „emerytura” dla „Dziurawca” i „Planetarium” (albo innych już zbyt dziurawych namiotów). Można naprawić namioty, a jeżeli nie, to: kupić nowy namiot i koszty wrzucić w preliminarz, pożyczyć namiot od innego środowiska, zakupić/pożyczyć plandekę. Natomiast to, co jest nice to have, ale niekoniecznie pilne, zaplanujcie na wypadek dużego, dodatniego salda: koszulki, polary, śpiewniki oraz krążki sprawności potrzebne na śródrocze (te obozowe na pewno już zostały wpisane w preliminarz 😉 ).
Po drugie: obóz
To, że podczas obozu warto liczyć pieniądze, wszyscy wiedzą. Pytanie brzmi: co, kiedy w połowie obozu orientujemy się, że pieniędzy mamy za dużo?
- Zadbajcie o podstawy: żywienie – jednym z pierwszych symptomów, że dobrze się wiedzie na obozie jest nutella na każdym posiłku. Może po prostu kupujmy jedzenie wyższej jakości, niż obozowe standardy (np. więcej owoców na podwieczorki, batony z lepszym składem, mniej przetworzona żywność i in.).
- Zwiad obozowy: znalezienie miejsca na kolejny obóz – warto pomyśleć o tym w lipcu, na obozie. Obejrzyjcie inne miejsca obozowe, czasami łatwiej wyobrazić sobie na nich kolejny obóz, kiedy rzeczywiście są rozstawione namioty. Dobrze więc wcześniej porozmawiać z leśniczymi i już teraz zaklepać miejsce na kolejny obóz. O tej porze za rok na pewno sobie podziękujecie – w dłuższej perspektywie to także oszczędność czasu, benzyny i gorączkowego obdzwaniania nadleśnictw.
- Przeżyjmy jakościowe wędrówki/rajdy: nie mam na myśli pizzy i kina, ale raczej wynajem żaglówek czy kajaków. Może powędrujcie trochę dalej, może skorzystajcie z lokalnej formy turystyki, okolicznego muzeum. Tu także przydają się dodatkowe środki.
Po trzecie: saldo
Zazwyczaj jest tak, że po obozie zostają jakieś środki. Jeżeli zostaje ich nie za dużo, to zwykle od razu wiemy na co je przeznaczyć. Czasami jednak brakuje pomysłów, więc warto przegadać ten temat z drużynowymi już na etapie przygotowań do obozu. Moje propozycje to:
- Potrzebny sprzęt na za rok – ale może nie toporki, które można naostrzyć lub wymienić trzonki, czy piły, skoro możemy wymienić brzeszczoty. A gdyby kupić coś, co podniesie jakość obozowania (np. płachta brezentowa na zamówienie pod wymiar stołówki) lub zadbać o to, co już mamy (np. pokrowce na namioty, maszty, zapałki, czy śledzie)?
- Wyjazd ZZ-tów i kadr po obozie – zainwestujmy w wędrownictwo, kształcenie instruktorów, budowanie kadr, relacje. W ten sposób może uda nam się zatrzymać harcerzy starszych, kadry zgrupowania na kolejne lata, wykształcić instruktorów, którzy będą chcieli podejmować wyzwania m.in. organizacji obozów.
- Umundurowanie – polary, kapelusze, krążki sprawności, koszulki drużyny, plakietki i inne.
Wychowanie gospodarcze to temat, który na pewno nie raz był poruszany na kursach, a 9. punkt PH jest przedmiotem wielu gawęd (jeżeli jednak czujesz niedosyt, może zaciekawi Cię ten artykuł). Jednak, kiedy po obozie zostaje nadmiar środków, nie zawsze umiemy się kierować tymi wartościami. Brakuje nam czasu na przemyślane zakupy lub nie chcemy, żeby zmarnowały się środki, kiedy już je dostaliśmy. Wydaje mi się, że czasy, kiedy trzeba było kupować na zapas i trudno było o sprzęt już dawno minęły. W wielu środowiskach normą są przychody z 1,5% i salda po (prawie) każdym wyjeździe.
Kończąc ten, mam nadzieję, praktyczny poradnik warto wspomnieć, że dotacje obozowe to pieniądze na dofinansowanie wakacji młodzieży (a nie wsparcie funkcjonowania organizacji młodzieżowej). Tak samo składka programowa – to pieniądze na wyjazd harcerzy, to ich pieniądze. Oczywiście, jeżeli macie harcówkę, magazyn, za którą płacicie i korzystają z niej harcerze to wrzućcie te koszty w preliminarz. Ale gdy zostają pieniądze, pamiętajmy także o zwrotach i racjonalnych zakupach potrzebnych rzeczy! Nie kupujmy na zapas sprzętu, pokazujmy, że naprawianie też jest wartością. Skoro harcerze zaufali nam i zapłacili za nasz obóz, wydajmy te środki najlepiej, jak potrafimy.
Powodzenia!
Przez prawie 5 lat drużynowa harcerek, obecnie komendantka 22 Szczepu Watra, hufcowa WHH-ek “Mokotów” i wiceszefowa MSI. Zawodowo zajmuje się ryzykiem, a nie podejmowaniem ryzyka. W wolnych chwilach tworzy tabelki w Excelu, chodzi po górach i czyta, co popadnie.
