W ostatnie wakacje, gdy trwał zlot Związku Harcerstwa Polskiego w Gdańsku, a i powoli zaczęły nas dochodzić słuchy o szykowanym zlocie ZHR 3.0, postanowiłem zapytać kilka osób o ich wrażenia związane ze zlotem ZHP.

fot. Arkadiusz Wydro / ZHP

Pierwotnie chcieliśmy powiązać te wywiady z wywiadem z kadrą zlotu ZHR 3.0, niestety ten ostatni, choć przeprowadzony i spisany jesienią zeszłego roku, nie został do dziś autoryzowany. Wakacyjny zlot zbliża się jednak coraz bardziej, a doświadczenie ZHP może okazać się cenne zarówno dla organizatorów, jak i uczestników. Bo przeprowadzili ogromny zlot! W Gdańsku pojawiło się 12 500 harcerzy i harcerek – uczestników i uczestniczek, wspieranych przez 1200 osób kadry (wychowawców, kadry programowej, sztabu). Wśród nich pojawiło się 350 skautów z zagranicy oraz 600 zuchów. Tym bardziej warto zaczerpnąć wiedzy i od bratniej organizacji.

Oto krótki wywiad, który miał być podstawą do szerszego tekstu, którego udzieliła jeszcze w trakcie trwania imprezy rzecznik prasowy Zlotu ZHP Gdańsk 2018, Marta Bańka.

Azymut: Do kogo skierowany jest tegoroczny Zlot ZHP? Dlaczego do takiej grupy?
Marta Bańka: Zlot ZHP Gdańsk 2018 skierowany jest do wszystkich grup wiekowych: zuchów, harcerzy, harcerzy starszych i wędrowników. 100-lecie organizacji to święto wszystkich członków i członkiń organizacji, dlatego uczestnikami zlotu jest cały przekrój organizacji, chcemy przeżywać to święto razem.

fot. Arkadiusz Wydro / ZHP
Kiedy rozpoczęły się przygotowania? Jak wiele osób jest w ścisłej grupie (kadrze) przygotowującej zlot? Jak ta kadra jest podzielona?
Przygotowania rozpoczęliśmy na początku 2017 roku, a najbardziej intensywne pracy trwały od grudnia 2017 roku. W tym prace i uzgodnienia z Miastem Gdańsk trwały już od 2015 roku, ze względu na łączną umowę na realizację w Gdańsku: Światowego Jamboree Skautowego (finalnie się nie odbędzie), Europejskiego Jamboree 2020 i Zlotu ZHP Gdańsk 2018.
Komenda to 9 osób, do tego dochodzą szefowie poszczególnych służb: w programie, mediach zlotowych, logistyce, transporcie, biurze – ok. 50 osób.

Co uważaliście za największe wyzwania przy organizacji Zlotu?
Wyzwaniem był program dla 12 500 osób. Zmieniana co jakiś czas liczebność w drużynach zlotowych, powodowała zachwianie się misternie ułożonej piramidy programowej. Logistyka transportów – wjazdów autobusów na zajęcia programowe – również wymagała wielu przygotowań i analiz. Zadziałało – pierwszego dnia opóźnienie wyjazdach wynosiło 12 min, uważamy to za bardzo dobre opóźnienie. Wyzwaniem jest również praca z ludźmi i skoordynowanie działań różnych zespołów, zapewnienie płynnej komunikacji między nimi.

Z jakich punktów programu i jakich rozwiązań organizacyjnych, jako organizatorzy, jesteście najbardziej dumni, jakie warto podkreślić?
Świetnie wypadł moduł Dziedzictwo – gry miejskie po Gdańsku, czy służba – gdzie wjeżdżaliśmy m.in. na Kaszuby i porządkowaliśmy – w porozumieniu z Lasami Państwowymi – tereny powichurowe. W ramach służby robiliśmy również legowiska dla psów ze schroniska w Tczewie, czy pomagaliśmy w pracach porządkowych w Muzeum w Malborku. Program modułowy jest świetnym rozwiązaniem dla tak dużej liczby osób. System stanic – czyli połączenia gniazd w większe jednostki wzorem „subcampów”, które spotykamy na Światowych Jamboree Skautowych również ułatwiał pracę organizacyjno-programową. Każda ze stanic miała swojego stanicowego, osobę, która była łącznikiem między nimi a komendą zlotu. Świetnym pomysłem był oddzielny zespół kwatermistrzowski, który był odpowiedzialny za zakupy programowe.

Czy są takie punkty programu lub rozwiązania organizacyjne, które czujecie, że mogliście zrobić lepiej? Dlaczego?
Na pewno potrzebujemy więcej osób w obsłudze biura zlotu oraz jednodniowych gości zlotu. Podczas zlotu wyniknęło kilka dodatkowych funkcji, które powinniśmy wcześniej przemyśleć, podzielić jasno zakres obowiązków i kompetencji.

fot. Arkadiusz Wydro / ZHP

O co warto zadbać szczególnie, przy organizacji podobnego zlotu w przyszłości?
O odpowiednie, wcześniejsze rozpoczęcie prac i zakupów programowych i promocyjnych.

Na Waszej stronie wyczytałem takie zdanie „Każdego dnia, od wyjazdu, aż do powrotu, twoje dziecko będzie spędzało czas w dziewięcioosobowych zastępach”. Zastanawiają mnie te dziewięcioosobowe zastępy – jak to działa? Czy są to zastępy złożone z ludzi z jednej drużyny, szczepu, hufca czy stworzone w zupełnie inny sposób? Dlaczego zdecydowano się na taką formę? Jak to oceniacie?
Podczas Zlotu ZHP pracujemy systemem zastępów i drużyn zlotowych, jak na Światowym Jamboree Skautowym. Jeden patrol to 9 harcerzy/zuchów oraz pełnoletni instruktor opiekun. Cztery patrole to drużyna zlotowa (36 harcerzy/zuchów i 4 opiekunów – instruktorów). Zdecydowano się na to ze względów logistycznych. Ten system pozwala na sprawniejsze zaplanowanie działań programowych oraz np. żywienia i wyprawki. Każda drużyna zlotowa (40-stka) otrzymywała kartę do marketu zlotowego, wspólną wyprawkę (garnki, akcesoria do gotowania, wózek, namiot-gwiazdę, stoły i ławy). Jak ostatecznie zdziałało, ocenimy zbierając informację zwrotną od uczestników po zlocie.

Z jakich gości Zlotu jesteście szczególnie dumni?
Cieszymy się, że odwiedziły nas władze poszczególnych chorągwi, które przyjechały na Dzień Regionów 11 sierpnia. Podczas zlotu miały miejsce również wizyty oficjalne: Prezydenta RP Andrzej Dudy, Marszałka Senatu Stanisława Karczewskiego oraz Prezesa Rady Ministrów Mateusza Morawieckiego.

fot. Karolina Pośnik / ZHP
Na jakiej zasadzie dobieraliście gości Zlotu?
Na Zlot ZHP zapraszaliśmy naszych partnerów, czy organizacje z którymi współpracujemy na poziomie centralnym. Zaproszenia wysyłane były również do gości, których wskazały nam nasze jednostki terenowe oraz do organizacji charytatywnych i społecznych, z którymi nie współpracujemy, ale ze względu na profil ich działalności otrzymały zaproszenia.

Macie Służbę Zabezpieczenia, Służbę Medyczną, Zlotową Straż Pożarną, ale też liczne punkty programu. Czy całość tworzona jest siłami członków ZHP czy także z pomocą ludzi z zewnątrz organizacji? Jak duży procent osób współtworzących program Zlotu lub wspierających Zlot jest spoza ZHP i co robią?
90% to członkowie ZHP. Dodatkowo wspiera nas wojsko, straż pożarna, policja i wolontariusze z programu wolontariatu Miasta Gdańska.

Pewne portale rozpisywały się o Namiocie Dla Każdego. O co w tym wszystkim chodzi, czy taki element istnieje i jak realnie to wygląda?
Tak, w ramach bogatego, fakultatywnego programu wieczornego, prowadzimy tzw. kawiarenki zlotowe, spotkania na małej scenie i koncerty na dużej scenie. Jedną z tematycznych kawiarenek programu wieczornego był Namiot Dla Każdego, czyli miejsce otwarte na innych, wzajemny szacunek, zasady kulturalnej dyskusji. Odbyły się tam m.in. spotkanie w formie żywej biblioteki z syryjską uchodźczynią. Na stałe w namiocie były informacyjne oraz biblioteczka z pozycjami dotyczącymi tematyki różnorodności.

fot. Weronika Małachowska / ZHP
Zlot swoje drugie życie ma w Internecie, na profilach społecznościowych instruktorów czy takich stronach jak Spotted: Zlot ZHP 2018 Gdańsk (gdzie można znaleźć zarówno ogłoszenia o zagubionych czy znalezionych rzeczach, zagubionych czy znalezionych zauroczeniach, jak i pytania o chętnych do gry w butelkę) i rozmaitych grupach (zapewniających alternatywną relację czy dających ujść najróżniejszym emocjom – jak wyraźny gniew na zakaz chodzenia bez koszulki po terenie). Jak patrzycie na różne posty i komentarze, które tam się pojawiają? Czy nie macie czasem wrażenia, że zorganizował się Wam Zlot w Zlocie, a uczestnicy zapewniają sami sobie alternatywny, nie zawsze wychowawczy, program?
Profil spotted: Zlot ZHP prowadzony jest przez jedną z uczestniczek zlotu. Gdy udało się nam ją zlokalizować i spotkać, z pełnym zrozumieniem przyjęła nasze uwagi dotyczące treści publikowanych postów. Posty, które budziły wątpliwości zostały skasowane, a charakter postów „znalezione/poszukuję” pozostał.

W przyszłym roku [wywiad przeprowadzony był w wakacje 2018 – przyp. red.] Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej będzie obchodził swoje 30-lecie. Na co szczególnie, Waszym zdaniem, ZHR powinien zwrócić uwagę przy organizacji wydarzeń dookoła takich obchodów?
Z pewnością na odpowiednio wcześniejsze rozpoczęcie przygotowań, zbudowanie szerokiego sztabu organizacyjnego, którego członkowie będą mieli konkretne zadania oraz odpowiednio wcześniejsze zamknięcie listy uczestników zlotu.

Dziękujemy za odpowiedzi!

Przeczytaj także

Był w miejscach i widział rzeczy: założył gromadę, prowadził szczep oraz hufiec; w międzyczasie wspomagał referat zuchów, a obecnie działa w Wydziale Zuchowym. Co zobaczył, to opowie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *